§ 9b SGB VIII: Bis zu 100 Jahre Aktenaufbewahrung – und die Kostenträger schweigen noch
Seit dem 1. Juli 2025 müssen Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten in der Kinder- und Jugendhilfe deutlich länger aufbewahrt werden als bisher: 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person. Was viele Träger jetzt bemerken: Diese Pflicht steht in den geltenden Leistungs- und Entgeltvereinbarungen weder im Anforderungs- noch im Vergütungsteil. AssistenzUp liefert ab August 2026 die technische Hälfte der Lösung.
Ein Paradigmenwechsel, fast unbemerkt
Mit dem Gesetz zur Stärkung der unabhängigen Strukturen zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKMG) hat der Gesetzgeber im SGB VIII einen neuen § 9b eingefügt. Sein Zweck: Betroffenen von Gewalt und Missbrauch in Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe den Weg in die biografische Aufarbeitung dauerhaft zu sichern.
Konkret bedeutet das:
Akten der Erziehungshilfe, Eingliederungshilfe, Heimerziehung und Vormundschaft sind 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person aufzubewahren – also rechnerisch bis zu 100 Jahre nach der Geburt.
Betroffene haben einen Anspruch auf Akteneinsicht, wenn ein berechtigtes Interesse besteht – insbesondere im Zusammenhang mit Hinweisen auf Kindeswohlgefährdung während des Hilfebezugs.
Die Bewertung des berechtigten Interesses erfolgt nach Grundsätzen, die unter Beteiligung der Unabhängigen Aufarbeitungskommission entwickelt werden.
An die Stelle der gewohnten Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) tritt eine Aufbewahrungspflicht über zwei Generationen hinweg. Wer heute, im Jahr 2026, einen Hilfevorgang für ein zehnjähriges Kind anlegt, muss damit rechnen, dass diese Akte im Jahr 2116 noch vollständig, lesbar und auskunftsfähig vorgehalten wird – über jede Software-Generation, jeden Datenträger und jeden Personalwechsel hinweg.
Betroffen sind Leistungsträger (öffentliche Kommunen / Ämter und Leistungserbringer gleichermaßen
§ 9b Abs. 2 SGB VIII formuliert das ausdrücklich: Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben „in Vereinbarung mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten, die Leistungen nach diesem Buch erbringen, sicherzustellen", dass
Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres aufbewahrt werden,
Personen mit berechtigtem Interesse Akteneinsicht erhalten und
Fachkräfte zu diesen Akten Auskunft erteilen.
Der Wortlaut ist eindeutig. Die Pflicht trifft am Ende die freien Träger als Leistungserbringer – sie führen die Akten, sie bewahren sie auf, ihre Fachkräfte erteilen Auskunft. Die öffentlichen Träger sind ihrerseits verpflichtet, diese Anforderungen über die Leistungs- und Entgeltvereinbarungen weiterzugeben, und sie haben dabei kein Ermessen, ob sie es tun. Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter erarbeitet gemeinsam mit der Unabhängigen Aufarbeitungskommission bereits entsprechende Mustervereinbarungen.
Praktisch befinden wir uns aktuell in einer Übergangsphase: § 9b SGB VIII gilt seit dem 1. Juli 2025, in den meisten bestehenden Vereinbarungen mit den Kostenträgern ist er aber noch nicht ausdrücklich aufgenommen. Spätestens mit der nächsten Vereinbarungsrunde – und die wird in den kommenden zwei bis drei Jahren bei nahezu allen Trägern fällig – wird die 70-Jahres-Frist Vertragsbestandteil.
Damit entsteht für freie Träger eine bemerkenswerte Schieflage:
Die rechtliche Anforderung wird zwingend kommen – die Frage ist nicht ob, sondern wann genau die nächste Vereinbarung Ihres Trägers angepasst wird.
Die meisten Vereinbarungen enthalten noch keine zusätzliche Vergütungsposition für die erheblichen Mehrkosten der Langzeitarchivierung.
Im Jahresabschluss kann ein Bedarf für Archivierungsrückstellungen entstehen – ein Posten, den viele Träger bisher nicht kalkuliert haben.
Wer jetzt über eine neue Aktenführungs- oder Archivierungslösung entscheidet, sollte sicherstellen, dass sie diese kommende Pflicht von Anfang an mit abdeckt – sonst kommt die nächste IT-Investition spätestens in zwei Jahren erneut auf den Tisch.
Was die neue Pflicht technisch bedeutet
Die fachlichen Anforderungen, die § 9b SGB VIII implizit mitbringt, sind in den BSI-Vorgaben (TR-03138 „RESISCAN") und in der GoBD bereits beschrieben. Eine Akte, die 70 + 30 Jahre halten muss, braucht:
Vollständigkeit – alle relevanten Bestandteile vom Erstkontakt bis zur Beendigung der Hilfe
Lesbarkeit über Jahrzehnte – also Formate ohne proprietäre Abhängigkeiten
Manipulationssicherheit – nachweisbar unveränderter Stand seit Archivierung
Auffindbarkeit – strukturierte Metadaten, nach denen ein Auskunftsersuchen 40 Jahre später bedient werden kann
Rechtssichere Auskunftsfähigkeit – ein definierter Prozess für Anfragen von Betroffenen, Behörden und Aufarbeitungskommissionen
PDF/A als internationaler Archivstandard
Das Format-Problem ist gelöst – nur kennen es viele Träger noch nicht: PDF/A ist als DIN ISO 19005-1/-2/-3 genormt und das Standard-Format der Langzeitarchivierung in deutschen Behörden, beim Bundesarchiv und in den meisten EU-Mitgliedstaaten.
Im Unterschied zu „normalen" PDFs garantiert PDF/A:
Selbsttragend – Schriften, Farbprofile, Bilder eingebettet, keine externen Abhängigkeiten
Reproduzierbar – Darstellung in 30 oder 70 Jahren identisch
Strukturiert – Volltext und Metadaten durchsuchbar
Frei von dynamischen Elementen – kein JavaScript, keine externen Links, keine Verschlüsselung
Damit erfüllt PDF/A die Format-Anforderungen, die das BSI in der TR-03138 für die ersetzende Digitalisierung beschreibt. Was Sie damit haben: ein prüfähiges, behördenseitig anerkanntes Archivpaket, das nicht in zehn Jahren von einer Software-Migration unleserlich gemacht wird.
AssistenzUp ab August 2026: PDF/A-Archivierung integriert
Wir bauen die PDF/A-Archivierung direkt in AssistenzUp ein. Mit dem Release im August 2026 kann jede Akte – Klient:innenstammdaten, Hilfeplan, Verlaufsdokumentation, Stundenzettel, Leistungsnachweise – auf Knopfdruck als PDF/A-3-Konvolut exportiert werden:
Eine Datei pro Akte oder Vorgang, fortlaufend nummeriert
Eingebettete Strukturmetadaten (Klient:innen-ID, Hilfeart, Bewilligungs-ID, Zeitraum, Kostenträger, Mitarbeiter:in)
Original-CSV-/JSON-Daten als Anhang im PDF/A-3 – maschinenlesbare Daten bleiben maschinenlesbar
Hash-Wert je Datei für die Integritätsprüfung in Ihrem Zielsystem
Optionaler Sammelexport pro Hilfeart oder Bewilligungsjahr für die Übergabe an ein Archiv- oder DMS-System
So entsteht das, was § 9b SGB VIII technisch von Ihnen verlangt: ein vollständiges, lesbares und übergabefähiges Archivpaket – im Format, das in den nächsten Jahrzehnten gelesen werden kann.
Was als Träger trotzdem in Ihrer Hand bleibt
Ehrlichkeit gehört zu diesem Thema dazu: Ein PDF/A-Dokument allein ist noch keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD oder des IDW PS 880. Was Sie als Träger zusätzlich organisieren müssen:
Unveränderbare Speicherung – WORM-Datenträger, Cloud-Archiv mit Object-Lock oder ein DMS mit Hash-Sicherung
Aufbewahrungs- und Löschkonzept je Aktentyp – mit den deutlich verlängerten Fristen aus § 9b SGB VIII für die Hilfeakten
Zugriffsprotokollierung – wer hat wann welche Akte geöffnet
Periodische Lesbarkeitsprüfung und Migration der Archive
Auskunftsprozess für berechtigte Anfragen Betroffener
DSGVO-konforme Löschung für nicht von § 9b SGB VIII erfasste Datenarten
Vertragliche Klärung mit Ihren Kostenträgern, wer die Archivierungskosten künftig trägt – und ggf. Bildung von Archivierungsrückstellungen im Jahresabschluss
AssistenzUp liefert ab August 2026 das, was die meisten Träger heute selbst nicht herstellen können: standardisierte, langzeitstabile Archivpakete im international anerkannten Format. Was bleibt, ist Ihre bewusste Entscheidung über Speicherort, Aufbewahrungsmatrix und Vertragsgestaltung mit dem öffentlichen Träger – also genau die Themen, die nach § 9b SGB VIII jetzt ohnehin auf Ihre Tagesordnung gehören.
Sie wollen Ihre Doku- und Archivprozesse jetzt schon strukturieren? Vereinbaren Sie ein 20-minütiges Gespräch – wir zeigen, wie AssistenzUp Sie schon vor August 2026 in der laufenden Doku entlastet und wie der Übergang in die PDF/A-Langzeitarchivierung danach aussieht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Konkrete Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 9b SGB VIII in Verbindung mit den jeweils geltenden Landesrahmenverträgen, den vertraglichen Vereinbarungen mit Kostenträgern, der DSGVO und der internen Datenschutz-/Aktenordnung des Trägers.
Stand: April 2026.
