• Zwei rechtliche Welten unter einem Dach: Vormundschaft für Minderjährige (§§ 1773 ff. BGB) und gesetzliche Betreuung für Volljährige (§§ 1814 ff. BGB) – mit jeweils eigenem Aufgabenkreis, eigenem Berichtsrhythmus und eigener Vergütungssystematik.

• Persönlicher Kontakt zum Mündel oder Betreuten ist Pflicht – seit der Vormundschafts- und Betreuungsrechtsreform monatlich – und muss als Kontaktnachweis dokumentierbar sein.

• Aufgabenkreise (Vermögenssorge, Personensorge, Gesundheit, Aufenthaltsbestimmung, Wohnungsangelegenheiten) bestimmen, was eine Vormund:in oder Betreuer:in im Einzelfall überhaupt darf – und müssen pro Klient:in transparent geführt sein.

• Berichtspflicht gegenüber dem Familien- bzw. Betreuungsgericht: Anfangsbericht, Jahresbericht, Vermögensverzeichnis, Schlussbericht – jeweils mit eigenen Fristen und Formvorgaben.

• Vergütung läuft nach VBVG-Fallpauschalen (Berufsbetreuung) bzw. § 1808 ff. BGB (Berufsvormundschaft) – pauschal, aber an Aufenthaltsort, Vermögenslage und Falldauer gekoppelt.

• Genehmigungspflichten beim Gericht (z. B. Wohnungsauflösung, größere Vermögensgeschäfte, freiheitsentziehende Maßnahmen) müssen dokumentiert und nachvollziehbar belegt werden.

• Berufsbetreuer:innen und Vereine arbeiten mit hoher Fallzahl (oft 40 bis 60 Klient:innen pro Vollzeitkraft) – ohne strukturierte Akten- und Kontaktverwaltung wird das schnell unübersichtlich.

• Eine vollständige digitale Klienten- und Mündelakte: Stammdaten, Aufgabenkreise, Bestellungsurkunde, Geburtsurkunde, Sozialhilfebescheide, Renten- und Pflegeversicherungsbescheide, Vollmachten, Patientenverfügungen.

• Strukturierte Dokumentenverwaltung pro Akte: Gerichtsbeschlüsse, Schriftverkehr mit Behörden, Bankunterlagen, Arztberichte, Korrespondenz mit Pflegeeinrichtungen – mit eigener Aktenstruktur pro Klient:in.

• Saubere Kontaktverwaltung pro Klient:in: Familienangehörige, Pflegepersonen, Ärzt:innen, Heim- und Einrichtungsleitungen, Banken, Behörden, gesetzliche Vertretungen – jeweils mit Rolle, Telefon und Adresse.

• Durchgängige Kontaktdokumentation: Hausbesuche, Telefonate, Schriftverkehr und Behördentermine werden mit Datum, Anlass und Inhalt zur Akte hinterlegt – das ist der Kontaktnachweis für die Berichtspflicht und für eine eventuelle Prüfung durch das Gericht.

• Stundenerfassung pro Klient:in mit Bezug auf Aufgabenkreis und Tätigkeitsart – Grundlage für interne Auslastungssteuerung und für ergänzende Stundennachweise.

• Aufgaben und Wiedervorlagen pro Akte: Bewilligungsabläufe, anstehende Berichte, Genehmigungsanträge, Ablauf von Vollmachten – damit nichts durchrutscht.

• Rollenbasierte Sicht auf die Akte: Vormund:in, Vereinsbüro, Buchhaltung, Vertretung – jede:r sieht nur das, was sie:er sehen darf.

• Fallbestand und Auslastung pro Vormund:in und Betreuer:in – inklusive Verteilung nach Vergütungspauschale, Aufenthaltsort und Falldauer.

• Übersicht ausstehender Anfangs-, Jahres- und Schlussberichte mit Fristen und zuständiger Person.

• Übersicht laufender Genehmigungsanträge und gerichtlicher Wiedervorlagen.

• Auswertung der VBVG-Pauschalen und Vergütungsabrechnung gegenüber Justiz- bzw. Landeskasse je Fallgruppe.

• Auswertung über alle Klient:innen hinweg: nach Aufgabenkreis, Region, Heim- und Einrichtungsbezug oder Kostenträger.

• Dienstplanung für das Vereinsbüro und Mitarbeitende mit Vertretungsregelungen.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, getrennt nach Beschäftigungsverhältnis.

Können wir Vormundschaften und gesetzliche Betreuungen in einer Software gemeinsam führen? Ja. Beide Verfahrensarten werden mit eigener Aktenstruktur, eigenem Aufgabenkreis und eigener Berichtsystematik geführt – innerhalb derselben Anwendung.

Wie wird der monatliche persönliche Kontakt dokumentiert? Hausbesuche, Telefonate und Begegnungstermine werden direkt zur Akte erfasst – mit Datum, Anlass und Inhalt. Daraus entsteht ein durchgängiger Kontaktnachweis für die Berichtspflicht.

Können wir Familienangehörige, Ärzt:innen, Heime und Behörden strukturiert verwalten? Ja. Jede Akte hat eine eigene Kontaktliste mit Rolle, Erreichbarkeiten und Bezug zu konkreten Vorgängen.

Werden Dokumente revisionsfest abgelegt? Dokumente werden zur Akte abgelegt, mit nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen und rollenbasierter Zugriffssteuerung. Eine formale GoBD-Zertifizierung der Archivierung wird derzeit nicht beworben.

Wie funktioniert die Abrechnung der VBVG-Pauschalen? Im Cockpit werden Fallpauschalen je Klient:in entlang der gesetzlichen Kriterien (Aufenthaltsort, Vermögenslage, Falldauer) ermittelt und als Abrechnung gegenüber der Justiz- bzw. Landeskasse aufbereitet.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen – wichtig bei der besonderen Schutzbedürftigkeit von Mündel- und Betreutendaten.

Wie lange dauert die Einführung in einem bestehenden Vereinsbüro oder Berufsbetreuungsbüro? Die meisten Büros sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsfälle, Bestellungsurkunden und Kontaktstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet.