Schulbegleitung & Kitabegleitung: Inklusion ohne Verwaltungsmarathon

Schul- und Kitabegleitung lebt von verlässlicher Präsenz. Aufwendig wird es eher drumherum: Bewilligungen tracken, Stunden zwischen Schul-, Ferien- und Vertretungstagen sauber führen, Sachstandsberichte fürs Jugendamt schreiben und am Monatsende eine Abrechnung herausbekommen, die zum Bewilligungsbescheid passt.

AssistenzUp bringt diese Klammer in zwei Ebenen: Die Kern-App trägt den Alltag der Mitarbeitenden im Einsatz und der Sachbearbeitung in der Verwaltung. Das Cockpit gibt der Trägerleitung Dienstplanung, vorbereitende Lohnabrechnung und Kontensteuerung an die Hand. Beides läuft auf einem dedizierten Server in Deutschland, eine Umgebung pro Träger.

    • Stunden­kontingente sind klein, fragmentiert und oft personenbezogen – jede Schulstunde, jede Brückentag-Vertretung muss korrekt verbucht werden.

    • Schultag und Kitatag haben eigene Rhythmen (Ferien, Eingewöhnung, Bring- und Abholzeiten), die kein Kalenderdurchschnitt abbilden kann.

    • Sachstands- und Verlaufsberichte sind nicht nur Pflicht, sondern die Grundlage für Hilfeplanfortschreibungen und Verlängerungen.

    • Pool-Lösungen, Inklusionsfachdienst, Einzelfallbewilligung und Schulhelfer:innen-Modelle laufen oft parallel – und müssen sauber getrennt abgerechnet werden.

  • Die AssistenzUp App ist das, was Mitarbeitende mobil und die Sachbearbeitung am Schreibtisch täglich nutzen. Konkret abgedeckt:

    • Zeiterfassung – Klient:in und intern: Direkte Stundenerfassung pro Klient:in (z. B. Schulbegleitung Lara K., 4. Stunde, Mathe) sowie für interne Tätigkeiten (Teamsitzung, Fortbildung). Beides getrennt auswertbar oder in einer Stundenansicht bei Mitarbeitenden zusammengeführt.

    • Mehrere Maßnahmen pro Klient:in: Eine Schülerin kann gleichzeitig Schulbegleitung (§ 112 SGB IX) und Einzelfallhilfe (§ 35a SGB VIII) bekommen – jede Maßnahme mit eigenem Stundenkontingent, eigenem Bewilligungszeitraum und eigener Abrechnungslogik.

    • Klient:innenverwaltung mit Stammdaten und Kontakten: Schule, Kita, Klassen­leitung, Erziehungs­berechtigte, Therapeut:innen, Jugendamtssachbearbeiter:in – alle relevanten Personen am Klient:innenprofil.

    • Dokumentation: Verlaufseinträge, kritische Situationen, Lernziele, Kindesschutzrelevanten Informationen, Kommunikation mit der Schul-/Kita-Leitung – revisionssicher und mit klarer Autorenzuordnung.

    • Sachstandsberichte: Aus den laufenden Verlaufseinträgen lassen sich Berichte für den Kostenträger vorbereiten.

    • Kostenträgerverwaltung mit individuellen Parametern: Jeder Bezirk, jedes Sozial- und Jugendamt hat eigene Bewilligungslogik, Stundensätze und Berichtsformate. Diese Parameter werden pro Kostenträger einmal hinterlegt – die Software wendet sie automatisch an.

    • Rechnungsstellung: Stundengenau oder pauschal, mit Leistungsnachweis pro Bewilligung, mit den Anforderungen des jeweiligen Kostenträgers.

    • Übersicht über Umsätze und offene Posten: Welche Rechnung ist gestellt, welche bezahlt, welche überfällig – ohne separate Buchhaltungsoberfläche.

    • Dokumentenablage – Mitarbeiter:in, Klient:in, Kostenträger: Bewilligungs­bescheide, Hilfepläne, Arbeitsverträge, Vereinbarungen – jeweils dort abgelegt, wo sie thematisch hingehören.

  • Das Cockpit ist die Steuerebene für Trägerleitung, Personalverantwortliche und kaufmännische Leitung. Hier kommt zusammen, was die Kern-App im Alltag erfasst:

    • Dienstplanung: Schichten, Schulkalender, Vertretungsregeln, Pool-Zuordnungen und Mitarbeiter­verfügbarkeiten in einem Plan – mit Konflikt­warnung, wenn jemand doppelt eingeteilt oder nicht qualifiziert ist.

    • Vorbereitende Lohnabrechnung: Aus den erfassten Stunden, Zuschlägen und Pauschalen entsteht eine vorbereitete Lohnabrechnung pro Mitarbeiter:in, fertig zum Übergang an Steuerberater:in oder DATEV.

    • Soll-/Ist-Prüfung Mitarbeitende: Wer hat sein vertraglich vereinbartes Stunden­soll erfüllt, wer liegt darunter oder darüber – inklusive Ursachenanzeige (Krankheit, Urlaub, Schließtage).

    • Soll-/Ist-Prüfung Klient:innen: Welche Bewilligungs­stunden wurden tatsächlich abgerufen, wo bleiben Stunden auf der Strecke (Risiko: nicht abrechenbare Stunden), wo droht eine Überschreitung der Bewilligung.

    • Standardprüfungen rund um die Lohnabrechnung: Pausen­zeiten nach ArbZG, Höchstgrenzen, Mindestlohn, Zuschlags­berechtigungen, korrekte Verbuchung interner Zeiten – maschinell vor dem Lohnlauf geprüft.

    • Zeit- und Guthabenkonten: Gleitzeit-, Mehrarbeits- und Urlaubskonten je Mitarbeiter:in, mit klarer Anzeige für Mitarbeiter:in und Leitung – ohne parallele Excel-Pflege.

  • Können wir 1:1-Begleitungen und Poolmodelle parallel führen? Ja. Jede Klient:in hat ihre eigene Bewilligung, Poolmodelle bilden Können als Gruppen angelegt werden und Pauschalzahlungen sauber je Kostenträger verbucht werden.

    Wie sauber lässt sich der Schulkalender (Ferien, Brückentage) abbilden? Ferien- und Schließzeiten werden pro Bundesland und Mitarbeitergruppe hinterlegt und bei der Dienstplanung berücksichtigt.

    Was passiert mit unseren Akten, wenn die Schullaufbahn endet? Akten lassen sich revisionssicher archivieren. Mit der ab August 2026 verfügbaren PDF/A-Archivierung erfüllen Sie auch die 70-Jahres-Pflicht aus § 9b SGB VIII.

    Können wir die App ausprobieren, ohne sofort umzusteigen? Ja. Wir richten eine Test­umgebung mit anonymisierten Beispieldaten ein, in der Sie 4 Wochen lang testen können, bevor Sie eine Entscheidung treffen.