• zwei Abrechnungswelten parallel: Selbstzahler-Eltern auf der einen Seite und das Bildungs- und Teilhabepaket (§ 28 Abs. 5 SGB II, § 6b BKGG, § 34 SGB XII) auf der anderen – mit jeweils eigenen Stundensätzen, Formularen und Bewilligungszeiträumen.

• BuT-Bewilligungen sind an die jeweilige Schule, einen bestätigten Lernförderbedarf und einen anerkannten Anbieterstatus beim Schulträger gekoppelt – das muss pro Kind, pro Halbjahr und pro Bewilligungsbescheid sauber dokumentiert sein.

• Stundennachweise müssen oft handschriftlich von Eltern oder Schule gegengezeichnet werden – fehlende Unterschriften führen zu Rückforderungen.

• Lernförderung läuft meist in wiederkehrenden Wochenkursen über ein Schulhalbjahr – inklusive Ferien-, Krankheits- und Wechselphasen, die sauber abgegrenzt werden müssen.

• Einzel- und Gruppenkurse müssen nebeneinander geplant und unterschiedlich abgerechnet werden – eine Gruppenstunde ist pro Kind ein eigener Leistungsnachweis.

• Die meisten Lehrkräfte arbeiten als Honorarkräfte (Studierende, freie Lehrkräfte) – Honorarlogik, Stundensätze und Auszahlungen müssen pro Person sauber getrennt sein.

• Eltern-Kommunikation (Termine, Ausfälle, Berichte zum Lernstand) ist organisatorisch der größte Zeitfresser neben der Abrechnung.

• Kurse werden mit Schüler:innen, Lehrkraft, Wochenrhythmus, Standort und Halbjahres-Laufzeit angelegt – Einzel- und Gruppenkurse parallel.

• Anwesenheit pro Kurseinheit wird direkt im Smartphone erfasst – pro Schüler:in mit anwesend, abwesend, entschuldigt oder nachgeholt.

• Stundennachweise pro Kind und Bewilligungszeitraum entstehen aus den erfassten Anwesenheiten – ausdruckbar für Unterschriften durch Eltern oder Schule.

• BuT-Bescheide, Schulbestätigungen, Anbieteranerkennungen und Honorarverträge liegen in der Akte mit Erinnerung an Ablauf- und Verlängerungsfristen.

• Doppelte Abrechnungslogik je Kursplatz: BuT-Anteil an den jeweiligen Kostenträger, Eigenanteil oder Privatzahlung an die Eltern.

• Honorarkräfte erfassen ihre eigenen Einsätze in der App – mit Bezug auf Kurs, Schüler:in und Stundensatz.

• Auslastung pro Standort, pro Kurs und pro Lehrkraft – mit Blick auf freie Plätze und offene Anfragen.

• Bewilligungsstunden gegen tatsächlich geleistete Stunden je BuT-Kind – mit Vorwarnung vor Bewilligungsende und Halbjahreswechsel.

• Übersicht offener Stundennachweise, Unterschriften und ausstehender BuT-Abrechnungen.

• Auswertungen pro Kostenträger (Schulträger, Jobcenter, Kommune) und pro Schule – Grundlage für Anbieterverhandlungen und neue Kooperationen.

• Abrechnungslauf je Schiene: BuT pro Schulträger, Privatzahler-Rechnungen an Eltern, Vereinbarungen mit Schulen.

• Honorarabrechnung pro Lehrkraft mit Kursbezug – getrennt von der Lohnabrechnung der Festangestellten.

Können wir BuT-Lernförderung und private Nachhilfe in einer Software gemeinsam betreiben? Ja. Jeder Kursplatz trägt seine Finanzierungsschiene (BuT, Selbstzahler oder Mischfinanzierung). Die Abrechnung läuft pro Schiene getrennt – die Kursplanung und Anwesenheitsdokumentation bleibt einheitlich.

Wie funktionieren Stundennachweise mit Unterschrift? Stundennachweise werden aus den erfassten Anwesenheiten generiert und ausdruckbar bereitgestellt – passend für Unterschriften durch Eltern oder Schule. Sobald digitale Stundennachweise von Schulträgern akzeptiert werden, lassen sich die Workflows entsprechend anpassen.

Bildet die Software auch Gruppenkurse korrekt ab? Ja. Eine Gruppenstunde ist gleichzeitig ein Einsatz für die Lehrkraft und ein Leistungsnachweis pro Schüler:in – beides wird parallel erfasst und ausgewertet.

Wie wird mit Schulferien, Krankheits- und Vertretungsfällen umgegangen? Ferien werden im Kurs als unterrichtsfrei markiert, Ausfälle und Vertretungen pro Termin dokumentiert – beides fließt in den Stundennachweis ein, sodass keine Stunde fälschlich abgerechnet wird.

Wie funktioniert die Honorarabrechnung mit vielen freien Lehrkräften? Honorarkräfte erfassen ihre Kurseinsätze in der App; im Cockpit werden monatliche Honorarabrechnungen pro Person mit Kursbezug ausgegeben und sauber von der Lohnabrechnung der Festangestellten getrennt.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einem laufenden Halbjahr? Die meisten Anbieter sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsschüler:innen, BuT-Bescheide und Kostenträgerstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet und kann auch parallel zum laufenden Kursbetrieb erfolgen.