• Finanzierung läuft überwiegend über §§ 79 / 113 SGB IX (Eingliederungshilfe und heilpädagogische Leistungen) sowie § 35a SGB VIII – jede Schiene mit eigener Bewilligungslogik und eigenem Vergütungssatz.

• In Frühförderstellen kommt die Komplexleistung Frühförderung dazu: heilpädagogische Leistungen werden mit medizinisch-therapeutischen Anteilen (Logopädie, Ergotherapie, Physiotherapie, Psychologie) zu einer interdisziplinären Leistung zusammengeführt – mit eigenen Pauschalen und Mischkalkulationen je Bundesland und Träger.

• Förder- und Behandlungspläne (FuB) sind die zentrale Grundlage jeder Bewilligung – Verlaufsdokumentation und Abschlussberichte müssen daran anschließen, sonst gefährdet das die Verlängerung.

• Diagnostik und Verlauf werden zunehmend nach ICF-CY beschrieben – Funktionen, Aktivitäten, Teilhabe und Kontextfaktoren statt reiner Diagnoseliste.

• Eltern- und Bezugspersonenarbeit (Beratung, Hospitation, Kita-/Schulkontakt) ist ein eigenständiger, abrechenbarer Leistungsbestandteil – muss aber sauber von der Förderstunde mit dem Kind getrennt dokumentiert werden.

• Termine finden in der Praxis, mobil im Elternhaus oder in der Kita statt – Wegzeiten und Vor-/Nachbereitung gehören in vielen Vergütungsvereinbarungen mit zur abrechenbaren Leistung.

• Praxen arbeiten häufig mit interdisziplinären Teams aus Festangestellten und Honorarkräften – die Auswertung muss pro Fachrichtung und pro Beschäftigungsverhältnis getrennt funktionieren.

• Förder- und Behandlungspläne werden in der Klientenakte hinterlegt – mit Förderzielen, Methoden, Stundenkontingent und Bezug zum Bewilligungsbescheid.

• Förderstunden, Eltern- und Bezugspersonenarbeit sowie Wegzeiten werden direkt im Smartphone erfasst – mit Bezug auf Kind, Leistungsart und Kostenträger.

• Verlaufsdokumentation entsteht direkt nach der Stunde: Stichpunkte zu Aktivität, Teilhabe, Verhalten, Elternrückmeldung.

• Aus der laufenden Doku entstehen Verlaufs-, Halbjahres- und Abschlussberichte entlang der Förderziele aus dem FuB.

• Komplexleistungs-Anteile (heilpädagogisch, logopädisch, ergotherapeutisch usw.) werden je Fachrichtung getrennt erfasst, sodass die spätere Mischkalkulation nachvollziehbar bleibt.

• Bewilligungsbescheide, ärztliche Verordnungen, Schul- und Kitaberichte sowie Schweigepflichtentbindungen liegen in der digitalen Akte mit Erinnerung an Ablauf- und Verlängerungsfristen.

• Der Dienstplan bildet Einsätze, Standorte, Vertretungen und Honorarkräfte ab und kann um einen persönlichen Kalender erweitert werden.

• Auslastung pro Mitarbeiter:in, pro Standort und pro Fachrichtung – mit Blick auf freie Kapazitäten für neue Anfragen und Wartelistenmanagement.

• Bewilligungsstunden gegen tatsächlich geleistete Stunden je Klient – mit Vorwarnung vor Bewilligungsende.

• Übersicht ausstehender Förder- und Behandlungspläne, Verlaufs- und Abschlussberichte mit Fristen.

• Auswertungen pro Kostenträger (Bezirk, Sozialamt, Jugendamt, Krankenkasse) und pro Leistungsart – Grundlage für Vergütungsverhandlungen.

• Abrechnungslauf je Kostenträger und Vergütungsmodell: Stundensätze, Komplexleistungspauschalen, individuelle Vereinbarungen.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, getrennt nach Fachrichtung, Festanstellung und Honorartätigkeit.

Können wir Komplexleistungs-Frühförderung mit der AssistenzUp App abbilden? Ja. Die einzelnen Fachleistungen werden je Fachrichtung getrennt erfasst und die Komplexleistungs-Pauschale wird darüber gelegt – so bleibt der interne Stundennachweis pro Fachrichtung trotz Pauschalvergütung nachvollziehbar.

Bildet die Software Eltern- und Bezugspersonenarbeit getrennt von der Förderstunde mit dem Kind ab? Ja. Beratung, Hospitation und Kita-/Schulkontakte sind eigene Leistungsarten in der Doku und in der Abrechnung.

Können auch Honorarkräfte mit der App arbeiten und sauber abgerechnet werden? Ja. Honorarkräfte erfassen ihre Einsätze in derselben App; im Cockpit werden Honorarabrechnungen pro Person getrennt von der Lohnabrechnung der Festangestellten ausgewertet.

Wie funktioniert die Verlaufsdokumentation entlang ICF-CY? Förderziele und Verlaufseinträge können entlang der ICF-CY-Komponenten (Funktionen, Aktivitäten, Teilhabe, Kontextfaktoren) strukturiert werden – ohne dass Sie an eine starre Vorlage gebunden sind.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einer bestehenden Praxis? Die meisten Praxen sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsklienten, Bewilligungsbescheide und Kostenträgerstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet.