• Eine Familie kann mehrere parallele Hilfen haben (z. B. SPFH plus § 35a für ein Kind plus Einzelfallhilfe für ein Geschwisterkind) – jede mit eigener Bewilligung, eigenem Stundenkontingent und teils unterschiedlichen Kostenträgern.

• Verlaufs- und Sachstandsberichte sind nicht Beiwerk, sondern Grundlage für Hilfeplanfortschreibung, Verlängerung oder Beendigung der Hilfe.

• Hausbesuche, Gespräche in der Schule, Begleitung zu Behörden – die Dokumentation muss mobil entstehen, sonst schreibt sie niemand zeitnah.

• § 8a SGB VIII (gewichtige Anhaltspunkte, Schutzeinschätzung, Hinzuziehung erfahrener Fachkräfte) muss revisionssicher festgehalten werden.

• Viele Träger arbeiten mit Honorarkräften – Honorar­logik und Lohnabrechnung müssen sich pro Person sauber unterscheiden lassen.

Die AssistenzUp App ist das, was Fachkräfte mobil und die Sachbearbeitung am Schreibtisch täglich nutzen. Konkret abgedeckt:

• Zeiterfassung – Klient:in und intern: Stunden direkt nach dem Hausbesuch erfassen (z. B. SPFH Familie M., Hausbesuch 90 Min., Anfahrt 25 Min.) sowie für interne Tätigkeiten (Teamsitzung, kollegiale Beratung, § 8a-Fallberatung) – beides getrennt auswertbar.

• Mehrere Maßnahmen pro Klient:in und pro Familie: Eine Familienakte hält parallele Hilfen sauber getrennt – SPFH, Erziehungsbeistand, § 35a und Einzelfallhilfe können gleichzeitig für eine Familie laufen, ohne dass Stunden doppelt zählen.

• Klient:innen- und Familienverwaltung: Familienkontext, einzelne Familien­mitglieder, Bezugsfachkraft, Vertretungs­regelung – alles am Profil sichtbar.

• Stammdaten und Kontakte: Eltern/Sorgeberechtigte, Schule, Kita, ASD-Sachbearbeiter:in, Therapeut:in, weitere beteiligte Helfer:innen – am Familien- bzw. Klient:innenprofil hinterlegt.

• Dokumentation: Verlaufseinträge, Hausbesuchs­berichte, Beobachtungen, Gespräche und § 8a-Schutzein­schätzungen – mit klarer Autoren­zuordnung und Zeitstempel.

• Sachstandsberichte: Halbjahres-, Hilfeplan- und Abschluss­berichte fürs Jugendamt aus der laufenden Verlaufs­dokumentation vorbereiten – statt sie freitags abends neu zu schreiben.

• Kostenträgerverwaltung mit individuellen Parametern: Jedes Jugendamt arbeitet mit eigenem Berichtsformat, eigenen Stundensätzen und eigenen Pauschalen. Diese Parameter werden pro Kostenträger einmal hinterlegt – die Software wendet sie automatisch an.

• Rechnungsstellung: Stundengenau (Fachleistungsstunden), pauschal oder als Mischmodell – mit Leistungsnachweisen pro Bewilligung.

• Übersicht über Umsätze und offene Posten: Welche Rechnung ist gestellt, welche bezahlt, welche überfällig – mit Filter pro Jugendamt oder pro Hilfeform.

• Dokumentenablage – Mitarbeiter:in, Klient:in, Kostenträger: Bewilligungsbescheide, Hilfepläne, Genogramme, Honorar- und Arbeitsverträge, Führungszeugnisse, Schutzkonzepte – jeweils dort abgelegt, wo sie thematisch hingehören.

Das AssistenzUp Cockpit ist die Steuerebene für Trägerleitung, Personalverantwortliche und kaufmännische Leitung. Hier kommt zusammen, was die App im Alltag erfasst:

• Dienstplanung: Einsätze, Hausbesuche, Hilfeplangespräche, Teamzeiten und Vertretungen in einem Plan – mit Konflikt­warnung, wenn Fahrtzeiten oder Qualifikationen nicht passen.

• Vorbereitende Lohnabrechnung: Aus Stunden, Zuschlägen, Honoraren und Pauschalen entsteht eine vorbereitete Lohn- bzw. Honorar­abrechnung pro Mitarbeiter:in, fertig zum Übergang an Steuerberater:in oder DATEV.

• Soll-/Ist-Prüfung Mitarbeitende: Wer hat sein Stundensoll erfüllt, wer liegt darüber oder darunter – inklusive Ursachenanzeige (Krankheit, Urlaub, Fortbildung, fallfreie Zeit).

• Soll-/Ist-Prüfung Klient:innen: Welche Bewilligungs­stunden wurden tatsächlich abgerufen, wo bleiben Stunden ungenutzt (Risiko: Bewilligung läuft aus), wo droht eine Überschreitung – pro Familie, pro Maßnahme, pro Hilfeform.

• Standardprüfungen rund um die Lohnabrechnung: Pausenzeiten nach ArbZG, Mindestlohn, Höchstgrenzen, korrekte Zuschlags­berechnung, saubere Verbuchung interner Zeiten – maschinell vor dem Lohnlauf geprüft.

• Zeit- und Guthabenkonten: Gleitzeit-, Mehrarbeits- und Urlaubskonten je Mitarbeiter:in, mit klarer Anzeige für Mitarbeiter:in und Leitung – ohne parallele Excel-Pflege.

Können wir SPFH, Erziehungsbeistand und § 35a parallel in einer Familienakte abbilden? Ja. Jede Hilfe hat ihre eigene Bewilligung, ihre eigene Stundenkontingent-Logik und ihre eigene Abrechnungsspur – auch wenn dieselbe Familie betroffen ist.

Wie hilft AssistenzUp bei § 8a-Fällen? Schutzeinschätzungen, Hinzuziehung erfahrener Fachkräfte und die Kommunikation mit dem ASD lassen sich revisionssicher dokumentieren – mit klarem Zeitstempel und Autorenkennung.

Funktioniert die App mobil im Hausbesuch? Ja, auch offline. Stunden, Verlaufseinträge und Beobachtungen werden synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht – ideal für ländliche Regionen.

Bilden Sie auch Honorarkräfte sauber ab? Ja. Honorarkräfte und Festangestellte werden getrennt geführt; das Cockpit erzeugt jeweils die passende vorbereitende Abrechnung – inklusive Honorar­note für Honorarkräfte.

Können wir Sachstandsberichte pro Jugendamt unterschiedlich gestalten? Ja. Berichts­vorlagen lassen sich pro Auftraggeber hinterlegen und mit Klicks aus der laufenden Dokumentation befüllen.

Was passiert mit unseren Akten nach Beendigung der Hilfe? Akten lassen sich revisionssicher archivieren. Mit der ab August 2026 verfügbaren PDF/A-Archivierung erfüllen Sie auch die 70-Jahres-Pflicht aus § 9b SGB VIII.