• Sehr breites Feld unter einem Dach: Erziehungs- und Familienberatung (§§ 16, 28 SGB VIII), Schwangerschafts- und Schwangerschaftskonfliktberatung, Schuldner- und Insolvenzberatung (§ 16a SGB II), Sucht- und sozialpsychiatrische Beratung, allgemeine Lebens- und Paarberatung, berufliches Coaching – jeweils mit eigener Finanzierungs- und Berichtslogik.

• Finanzierung läuft je nach Setting über Land und Kommune (Pauschalförderung), über fallbezogene Kostenträger (Jugendamt, Jobcenter, Krankenkasse) oder als Selbstzahlung – häufig parallel im selben Träger.

• Sitzungen finden überwiegend als Einzel-, Paar- oder Familiengespräche statt; Erst-, Verlaufs- und Abschlussgespräche müssen unterschieden werden.

• Schweigepflicht (§ 203 StGB) und Datenschutz haben in der Beratung einen besonders hohen Stellenwert – Akten dürfen nur dem zuständigen Beratungsteam zugänglich sein.

• Verlaufsnotizen sind kürzer als in der Therapie, aber für Folgesitzungen und gegenüber Kostenträgern (z. B. Jugendamt bei Erziehungsberatung) relevant.

• Teams bestehen oft aus Festangestellten plus freien Berater:innen und Coaches mit eigenen Stundensätzen und Honorarmodellen.

• Eine vollständige digitale Klientenakte: Stammdaten, Anliegen, Finanzierungsschiene, gesetzliche Vertretung (sofern relevant), Schweigepflichtentbindungen.

• Strukturierte Dokumentenverwaltung pro Akte: Bewilligungsbescheide, Kostenübernahmen, Schriftverkehr, Abschlussberichte, hochgeladene Unterlagen der Klient:innen.

• Saubere Kontaktverwaltung pro Klient:in: Familienangehörige, gesetzliche Vertretung, Jugendamt, Jobcenter, Hausärzt:innen, Kooperationspartner – jeweils mit Rolle und Erreichbarkeit.

• Durchgängige Kontaktdokumentation: Sitzungen, Telefonate, E-Mail-Kontakte und Kooperationsgespräche werden mit Datum, Anlass und Inhalt zur Akte hinterlegt.

• Stundenerfassung direkt im Smartphone – mit Bezug auf Klient:in, Sitzungsart und Finanzierungsschiene.

• Verlaufsdokumentation pro Sitzung – Grundlage für Folgesitzungen und für Verlaufs- oder Abschlussberichte gegenüber Kostenträgern.

• Rollenbasierte Sicht auf die Akte: Beratungsteam, Leitung, Verwaltung – jede:r sieht nur das, was sie:er sehen darf.

• Auslastung pro Berater:in und pro Standort – inklusive freier Kapazitäten für Erstgespräche und Wartelistenmanagement.

• Geleistete Stunden pro Klient:in, pro Finanzierungsschiene und pro Standort.

• Übersicht ausstehender Berichte mit Fristen und zuständiger Person.

• Auswertungen pro Kostenträger und Finanzierungsschiene – Grundlage für Verwendungsnachweise und Verhandlungen mit Land oder Kommune.

• Abrechnungslauf je Schiene: Pauschalfinanzierung, fallbezogene Abrechnung, Selbstzahler-Rechnung – jeweils mit passendem Stundennachweis.

• Dienstplanung mit Vertretungsregelungen und Honorareinsätzen.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, getrennt nach Festanstellung und Honorartätigkeit.

Können wir verschiedene Beratungsfelder (Erziehungs-, Schuldner-, Suchtberatung etc.) in einer Software gemeinsam abbilden? Ja. Jede Klientenakte trägt ihren Beratungskontext und ihre Finanzierungsschiene. Stundenerfassung und Verlaufsdokumentation bleiben einheitlich, die Auswertung im Cockpit lässt sich pro Bereich trennen.

Wie wird Schweigepflicht und rollenbasierter Zugriff sichergestellt? Akten sind nur den zugewiesenen Berater:innen sichtbar; weitere Rollen (Leitung, Verwaltung) erhalten gezielt das, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.

Können wir sowohl pauschalfinanzierte Beratungsstellen als auch Selbstzahler-Coaching betreiben? Ja. Beide Schienen lassen sich parallel führen – mit gemeinsamer Klientenstruktur und getrennter Auswertung und Abrechnung im Cockpit.

Können auch freie Berater:innen und Coaches mit der App arbeiten? Ja. Sie erfassen ihre Sitzungen in derselben App. Im Cockpit werden Honorarabrechnungen pro Person mit Klientenbezug ausgegeben und sauber von der Lohnabrechnung der Festangestellten getrennt.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einer bestehenden Beratungsstelle? Die meisten Stellen sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsklient:innen und der Kostenträgerstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet.