• Ein Kind hat oft mehrere Diagnosen parallel (z. B. F84.5 plus F90.0 plus F81.0) – jede mit eigenem Förderplan, eigenem Stundenkontingent und teils unterschiedlichen Kostenträgern.

• Finanziert wird über mehrere Wege gleichzeitig: § 35a SGB VIII (Jugendamt), Eingliederungshilfe (SGB IX), Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) und Selbstzahler – jede Schiene mit eigenem Bewilligungsbescheid und eigenen Berichtspflichten.

• Verlaufs-, Halbjahres- und Verlängerungsberichte sind nicht Beiwerk, sondern entscheiden über Verlängerung oder Ablehnung der Hilfe.

• Therapie- und Förderstunden finden überwiegend als Einzelsitzung statt – Krankheit, Schulferien und Schichtpläne der Eltern machen Termin- und Einsatzplanung zur Daueraufgabe.

• Bewilligungsbescheide, Schulberichte und ärztliche Stellungnahmen müssen jederzeit auffindbar sein – Bewilligungsenden dürfen nicht durchrutschen.

• Diagnosedaten von Kindern sind besonders schutzbedürftig – Schweigepflicht und Datenschutz nach DSGVO sind keine Kür, sondern Pflicht.

• Viele Praxen arbeiten mit freien Mitarbeitenden oder Honorarkräften – Honorarlogik und Lohnabrechnung müssen sich pro Person sauber unterscheiden lassen.

• Therapie- und Förderstunden werden direkt im Smartphone erfasst – mit Bezug auf Kind, Diagnose, Bewilligungsbescheid und Kostenträger.

• Die Verlaufsdokumentation entsteht direkt nach der Sitzung: Stichpunkte, beobachtete Fortschritte, Hausaufgaben, Elternrückmeldungen.

• Förderpläne mit Zielen, Methoden und Zeitkontingent werden je Diagnose getrennt geführt – auch wenn ein Kind mehrere F-Diagnosen kombiniert.

• Verlaufs-, Halbjahres-, Verlängerungs- und Abschlussberichte entstehen aus der laufenden Doku statt rückwirkend aus Erinnerung.

• Bewilligungsbescheide, Schulberichte, ärztliche Stellungnahmen und Schweigepflichtentbindungen liegen in der digitalen Klientenakte mit Ablauf- und Verlängerungserinnerung.

• Der Dienstplan bildet Schichten, Einsätze und Vertretungen pro Therapeut:in und Standort ab und kann um einen persönlichen Kalender erweitert werden.

• Auslastung pro Therapeut:in und pro Standort auf einen Blick – inklusive freier Kapazitäten für neue Fälle.

• Bewilligungsstunden gegen tatsächlich geleistete Stunden je Klient – Überziehungen und Unterauslastungen werden vor Bewilligungsende sichtbar.

• Berichts-Übersicht: ausstehende Verlaufs-, Halbjahres- und Verlängerungsberichte mit Fristen.

• Auswertungen pro Kostenträger, Diagnose und Region – Grundlage für Trägergespräche und strategische Entscheidungen.

• Abrechnungslauf pro Kostenträger: § 35a SGB VIII, BuT, Eingliederungshilfe, Privat – jeweils mit passendem Stundennachweis.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, sauber nach festangestellt und Honorarkraft getrennt.

Eignet sich die Software auch für eine kleine Praxis mit zwei Therapeutinnen? Ja. Die AssistenzUp App skaliert vom Zwei-Personen-Team bis zum Träger mit über hundert Mitarbeitenden. Kleine Praxen profitieren besonders, weil Verwaltung sonst die ohnehin knappe Therapiezeit auffrisst.

Können wir LRS, Dyskalkulie, ADHS und Autismustherapie in einer Software gemeinsam abbilden? Ja. Die Klientenakte trägt die Diagnose (z. B. F81.0, F81.2, F90, F84.x), und Förderpläne, Verlaufsberichte und Stundenkontingente werden je Diagnose und Bewilligung getrennt geführt – auch bei kombinierten Diagnosen.

Wie unterstützt die Software die BuT-Abrechnung? Schulträger und BuT-Bescheid werden in der Klientenakte hinterlegt, Stunden im laufenden Betrieb erfasst und am Monatsende als Stundennachweis gegenüber dem zuständigen Jobcenter oder der Kommune ausgegeben.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einer bestehenden Praxis? Die meisten Praxen sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsklienten, Bewilligungsbescheide und Kostenträgerstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet.