• Finanzierung läuft überwiegend über die Eingliederungshilfe nach SGB IX – mit der seit dem BTHG vorgeschriebenen Trennung von Fachleistungen und existenzsichernden Leistungen. Aber auch eine Abrechnung über das persönliche Budget ist möglich.

• Bedarfsermittlung erfolgt im Gesamtplanverfahren (§§ 117 ff. SGB IX), je nach Bundesland mit unterschiedlichen Instrumenten (BEI_NRW, BeNi, ITP, BWHB) – die daraus abgeleiteten Wirkungs- und Teilhabeziele sind die Grundlage für jede spätere Berichterstattung.

• Vergütung läuft je nach Träger und Region als Fachleistungsstunden, als Pauschale oder als Mischmodell – häufig parallel im selben Träger, je nach Kommune oder Klient:in.

• Persönliches Budget (§ 29 SGB IX) bringt eine zusätzliche Abrechnungslogik: Klient:innen kaufen die Leistung selbst ein und erwarten transparente Stundennachweise.

• Die Tätigkeit ist mobil und im Lebensumfeld der Klient:innen: Wohnung, Arbeitsplatz, Werkstatt, Behörde, Arzt – mit entsprechend langen Wegzeiten und vielen Einzelkontakten pro Tag.

• Im BeWo-Bereich kommen Krisensituationen, kurzfristige Mehrbedarfe und enge Abstimmung mit gesetzlichen Vertretungen, Kliniken und Jobcoaches dazu – das muss zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert werden.

• Teams sind heterogen: Sozialpädagog:innen, Heilerziehungspfleger:innen, Pflegefachkräfte, Studierende, Honorarkräfte – mit unterschiedlichen Stundensätzen und Beschäftigungsverhältnissen.

• Eine vollständige digitale Klientenakte: Stammdaten, Bewilligungsbescheid, Aufgabenkreise, Gesamtplan, Wirkungs- und Teilhabeziele, gesetzliche Vertretung.

• Strukturierte Dokumentenverwaltung pro Akte: Bewilligungen, Schweigepflichtentbindungen, ärztliche Berichte, Schriftverkehr mit Kostenträgern und Behörden.

• Saubere Kontaktverwaltung pro Klient:in: Familienangehörige, gesetzliche Vertretung, Werkstatt, Arbeitgeber, Ärzt:innen, Kliniken, Behörden – jeweils mit Rolle und Erreichbarkeit.

• Durchgängige Kontaktdokumentation: Hausbesuche, Telefonate, Begleitungen, Behördentermine und Krisenkontakte werden mit Datum, Anlass und Inhalt zur Akte hinterlegt.

• Stundenerfassung direkt im Smartphone – mit Bezug auf Klient:in, Leistungsart und Kostenträger; Wegzeiten und mittelbare Tätigkeiten werden je nach Vergütungsvereinbarung getrennt erfasst.

• Verlaufsdokumentation entlang der Wirkungs- und Teilhabeziele aus dem Gesamtplan – Grundlage für Verlaufs-, Halbjahres- und Verlängerungsberichte.

• Rollenbasierte Sicht auf die Akte: Bezugsbetreuung, Vertretung, Leitung, Buchhaltung – jede:r sieht nur das, was sie:er sehen darf.

• Auslastung pro Mitarbeiter:in und pro Standort – inklusive freier Kapazitäten für neue Anfragen und Wartelistenmanagement.

• Bewilligte Fachleistungsstunden gegen tatsächlich geleistete Stunden je Klient:in – mit Vorwarnung vor Bewilligungsende.

• Übersicht ausstehender Verlaufs-, Halbjahres- und Verlängerungsberichte mit Fristen und zuständiger Person.

• Auswertungen pro Kostenträger (Bezirk, Sozialamt, Jugendamt), pro Region und pro Vergütungsmodell – Grundlage für Vergütungsverhandlungen.

• Abrechnungslauf je Schiene: Fachleistungsstunden, Pauschalen, Mischmodelle, persönliches Budget – jeweils mit passendem Stundennachweis.

• Dienstplanung für Mitarbeitende mit Vertretungsregelungen und Honorareinsätzen.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, getrennt nach Festanstellung und Honorartätigkeit.

Können wir Fachleistungsstunden, Pauschalen und persönliches Budget gemeinsam in einer Software abbilden? Ja. Jede Klientin, jeder Klient trägt die Vergütungsschiene in der Akte. Die Stundenerfassung bleibt einheitlich, die Abrechnung läuft pro Schiene getrennt – inklusive transparenter Stundennachweise für persönliche Budgets.

Wie funktioniert die Verlaufsdokumentation entlang der Wirkungs- und Teilhabeziele? Wirkungsziele und Teilhabeziele aus dem Gesamtplan werden in der Akte hinterlegt. Verlaufseinträge können diesen Zielen zugeordnet werden – daraus entstehen die Berichte für die Hilfeplanfortschreibung.

Bildet die Software die unterschiedlichen Bedarfsermittlungsverfahren der Bundesländer ab (BEI_NRW, BeNi, ITP, BWHB)? Die Software ist nicht an ein bestimmtes Verfahren gebunden. Wirkungs- und Teilhabeziele aus dem jeweiligen Instrument werden in der Klientenakte abgebildet und in der Verlaufsdokumentation als Bezugspunkt verwendet.

Wie wird mit Krisenkontakten und kurzfristigen Mehrbedarfen umgegangen? Krisenkontakte werden wie reguläre Kontakte mit Anlass, Inhalt und Beteiligten dokumentiert; Mehrbedarfe lassen sich getrennt erfassen, sodass sie für nachträgliche Genehmigungsanträge oder Verhandlungen mit dem Kostenträger sichtbar bleiben.

Können auch Honorarkräfte mit der App arbeiten? Ja. Honorarkräfte erfassen ihre Einsätze in derselben App. Im Cockpit werden Honorarabrechnungen pro Person mit Klientenbezug ausgegeben und sauber von der Lohnabrechnung der Festangestellten getrennt.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einem bestehenden Träger? Die meisten Träger sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsklient:innen, Bewilligungsbescheide und Kostenträgerstammdaten. Die Einführung wird persönlich begleitet.