• Anerkennung als Angebot zur Unterstützung im Alltag läuft über die jeweilige Landesverordnung (AnFöVO NRW, UnterstAVO Bayern, AAG-VO Baden-Württemberg etc.) – jedes Bundesland mit eigenen Auflagen, eigenen Stundensätzen und eigenem Anerkennungsbescheid.

• Finanzierung läuft überwiegend über den Entlastungsbetrag nach § 45a SGB XI (125 € pro Monat für Pflegegrad 1–5) – mit der Besonderheit, dass nicht verbrauchte Beträge in das jeweilige Folgehalbjahr übertragen werden können.

• Daneben kommen Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI), Kurzzeitpflege (§ 42 SGB XI) und der Umwandlungsanspruch aus der Pflegesachleistung (§ 45a Abs. 4 SGB XI) ins Spiel – jeweils mit eigenen Budgets und eigenen Nachweisen.

• Stundennachweise gehen je nach Bundesland und Vereinbarung an die Pflegekasse direkt oder zur Erstattung an den Pflegebedürftigen bzw. die Angehörigen – beide Wege müssen sauber abbildbar sein.

• Mitarbeitende sind überwiegend Honorarkräfte mit der vorgeschriebenen Basisqualifikation (meist 40 Stunden) und jährlicher Fortbildungspflicht – Schulungsnachweise müssen aktuell und prüfbar vorliegen.

• Die Tätigkeit findet im Lebensumfeld der Pflegebedürftigen statt: Wohnung, Gartenpflege, Begleitung beim Einkauf, Arztbesuche, Spaziergänge – mit entsprechend langen Wegzeiten und vielen Einzelkontakten pro Tag.

• Klientenstamm verändert sich häufig: Pflegegradwechsel, Krankenhausaufenthalte, Übergang in stationäre Pflege oder Versterben – die Akte muss jederzeit aktuell sein.

• Eine vollständige digitale Klientenakte: Stammdaten, Pflegegrad, Bewilligungsbescheide der Pflegekasse, Vollmachten, Schweigepflichtentbindungen, Patientenverfügungen.

• Strukturierte Dokumentenverwaltung pro Akte: Anerkennungsbescheid des Anbieters, Vereinbarungen mit der Pflegekasse, Schriftverkehr mit Angehörigen, Schulungsnachweise der eingesetzten Alltagsbegleiter:innen.

• Saubere Kontaktverwaltung pro Klient:in: Angehörige, gesetzliche Vertretung, ambulanter Pflegedienst, Hausärzt:in, Tagespflege, Pflegekasse – jeweils mit Rolle und Erreichbarkeit.

• Durchgängige Kontaktdokumentation: Einsätze, Telefonate mit Angehörigen, Rücksprachen mit Pflegedienst und Hausärzt:in werden mit Datum, Anlass und Inhalt zur Akte hinterlegt.

• Stundenerfassung direkt im Smartphone – mit Bezug auf Klient:in, Leistungsart (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Kurzzeitpflege, Umwandlung Pflegesachleistung, Selbstzahler) und Kostenträger.

• Kurze Einsatzdokumentation nach jeder Stunde: erbrachte Tätigkeiten, Auffälligkeiten und Rückmeldungen – Grundlage für Stundennachweise und für die Kommunikation mit Angehörigen.

• Rollenbasierte Sicht auf die Akte: Alltagsbegleitung, Einsatzleitung, Buchhaltung – jede:r sieht nur das, was sie:er sehen darf.

• Verfügbares Entlastungsbudget pro Klient:in mit Übertragsregelung – damit weder Stunden verfallen noch versehentlich überzogen wird.

• Auslastung pro Alltagsbegleiter:in und pro Region – inklusive freier Kapazitäten für neue Anfragen.

• Übersicht ablaufender Anerkennungsbescheide und ablaufender Schulungs- und Fortbildungsnachweise.

• Dienstplanung der Alltagsbegleiter:innen mit Vertretungsregelungen und Honorareinsätzen.

• Honorar- und Lohnauswertung pro Mitarbeiter:in, getrennt nach Festanstellung und Honorartätigkeit.

Können wir Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege gemeinsam in einer Software abbilden? Ja. Jeder Einsatz trägt seine Leistungsart und seine Finanzierungsschiene. Die Stundenerfassung bleibt einheitlich, die Abrechnung läuft pro Budget getrennt.

Wie funktioniert die Abrechnung mit unterschiedlichen Pflegekassen? Pflegekasse, Versichertennummer und Bewilligungsdaten werden in der Klientenakte hinterlegt. In der AssistenzUp App lassen sich Leistungs- und Zeitnachweise Abrechnungen pro Pflegekasse mit den geleisteten Stunden ausgeben – ergänzend werden Erstattungsbelege für Angehörige und Privatzahler-Rechnungen unterstützt.

Werden Schulungs- und Fortbildungsnachweise der Alltagsbegleiter:innen verwaltet? Ja. Basisqualifikation und jährliche Fortbildungen werden pro Mitarbeiter:in hinterlegt;

Wie wird mit Pflegegradwechseln und Krankenhausaufenthalten umgegangen? Pflegegrad und Bewilligungszeiträume werden in der Klientenakte versioniert. Pausen wegen Krankenhausaufenthalt oder Übergang in stationäre Pflege lassen sich kennzeichnen, sodass sie in der Abrechnung und Auswertung sauber abgegrenzt werden.

Können Angehörige direkte Stundennachweise und Belege erhalten? Ja. Stundennachweise und Erstattungsbelege können je Klient:in für den jeweiligen Abrechnungszeitraum ausgegeben und an Angehörige übergeben werden – passend für die Einreichung bei der Pflegekasse.

Wo liegen die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Cloudbasiert auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung von Änderungen.

Wie lange dauert die Einführung in einem bestehenden Anbieter? Die meisten Anbieter sind innerhalb weniger Wochen produktiv – inklusive Übernahme der Bestandsklient:innen, Pflegekassen-Stammdaten und Schulungsnachweise. Die Einführung wird persönlich begleitet.